O Tribunal Administrativo de Círculo de Lisboa proferiu sentença a 22.5.2026, que julgou a intimação para prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões improcedente e, em consequência, absolveu a entidade requerida do pedido.

O requerente, inconformado com a decisão, interpôs recurso de apelação em cujas alegações formulou as seguintes conclusões:
I - Em 20.10.2025 o Recorrente requereu à PSP “o acesso e a consulta gratuita eletrónica” das fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468, relativas a 2017-2021, juntando autorização escrita do próprio avaliado; em 06.11.2025 a PSP respondeu que as fichas se encontravam “exclusivamente em suporte físico” e condicionou o acesso eletrónico à prévia digitalização mediante pagamento de encargos.
II – À luz da Portaria n.º 9-A/2017, de 5 de janeiro, as fichas de avaliação de 2017-2021 do polícia M/142468 foram elaboradas e existem em suporte eletrónico, devendo a sentença ter articulado este regime especial com a apreciação da matéria de facto quanto à existência de suporte digital das avaliações.
III – A afirmação de que a PSP apenas detém as fichas de avaliação de 2017-2021 em suporte físico e “não detém suporte digital” carece de adequada fundamentação probatória, por colidir com o modelo normativo do SIAD/PSP, não podendo, desacompanhada de qualquer diligência de averiguação junto do sistema eletrónico de avaliação, servir de base para qualificar o acesso pedido como mera “reprodução” de documentos em papel.
IV - A sentença incorre em erro de direito ao interpretar os artigos 13.º e 14.º da LADA, pois, reconhecendo que a consulta (incluindo eletrónica) é sempre gratuita e que só a reprodução e a certidão podem ser sujeitas a taxa, reconduz um pedido de mera consulta eletrónica gratuita à modalidade de reprodução onerosa com fundamento exclusivo na forma física de arquivo interno da PSP – confundindo a organização administrativa com a natureza jurídica do direito exercido.
V - A Portaria n.º 9-A/2017, de 05 de janeiro, ao estabelecer um sistema integrado, informatizado, de avaliação do desempenho, é juridicamente relevante para qualificar as fichas como documentos eletrónicos;
VI - Pelo que labora em erro a douta sentença recorrida ao afirmar que é “irrelevante” a obrigação de suporte eletrónico e tratar tais fichas como se fossem apenas documentos em papel, ou utilizar um eventual incumprimento da PSP quanto à informatização, para agravar as restrições ao direito de acesso.
VII – Ao fazer depender o exercício da consulta eletrónica gratuita do modo como a PSP decide organizar os seus arquivos – e, em particular, do eventual incumprimento dos deveres de criação e manutenção de registos eletrónicos no SIAD/PSP – a sentença cria uma restrição não prevista na lei, que transfere para o cidadão os custos da inércia administrativa e restringe de forma desproporcionada o direito de acesso a arquivos e registos administrativos garantido pelo artigo 268.º, n.º 2, da CRP.
VIII – A resposta do Requerido, ao recusar a modalidade de consulta eletrónica gratuita expressamente prevista na alínea a) do n.º 1 do artigo 13.º da LADA, e ao apenas admitir um acesso eletrónico condicionado ao pagamento de taxa de “digitalização” de documentos que, por força do regime do SIAD/PSP, devem existir em suporte eletrónico, configura uma recusa ilegal da modalidade de acesso requerida e um condicionamento ilícito do direito de acesso, preenchendo os pressupostos da intimação previstos nos artigos 104.º e 105.º do CPTA.
IX - A sentença recorrida afasta-se da jurisprudência do Tribunal Central Administrativo Sul, designadamente do acórdão proferido em 08.01.2026 no processo n.º 49610/25.0BELSB.CS1, que distingue consulta e reprodução, em termos funcionais; afirma a gratuitidade da consulta eletrónica e recusa que a Administração converta pedidos de consulta em reprodução onerosa com base na forma de arquivo interno.
Nestes termos e nos melhores de direito ao caso aplicáveis, e sempre com o douto suprimento de V. Exas., deve a presente apelação ser considerada procedente, por provada, e consequentemente, deverá a douta sentença recorrida ser revogada.

A entidade recorrida, notificada, apresentou contra-alegações de recurso, com as seguintes conclusões:
1. A Recorrente não observou os ónus de impugnação da matéria de facto previstos no artigo 640.º do CPC.

2. O recurso assenta em pressupostos factuais que não integram a matéria de facto provada.

3. A alegada existência atual de ficheiros digitais no SIAD/PSP constitui uma questão nova que não integrou o objeto da presente intimação.

4. A Portaria n.º 9-A/2017, de 5 de janeiro, regula a forma de realização da avaliação do desempenho, não determinando o regime jurídico do acesso aos documentos administrativos para efeitos da LADA.

5. A sentença recorrida interpretou corretamente os artigos 13.º e 14.º da LADA.

6. A digitalização de documentos existentes apenas em suporte físico constitui uma operação de reprodução documental.

7. Tal operação integra a modalidade prevista na alínea b), do n.º 1, do artigo 13.º da LADA.

8. A interpretação defendida pela Recorrente eliminaria a distinção legal entre consulta e reprodução.

9. A decisão recorrida encontra respaldo na doutrina consolidada da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos.

10. A jurisprudência invocada pela Recorrente não impõe a gratuitidade de toda e qualquer digitalização de documentos físicos.

11. Não existiu qualquer recusa ilegal nem qualquer omissão administrativa.

12. Não ocorreu qualquer violação do artigo 268.º, n.º 2, da Constituição da República Portuguesa.

13. A sentença recorrida não enferma de qualquer erro de julgamento.

XI – Do pedido: Nestes termos, e nos mais de Direito aplicáveis que V. Exas. doutamente suprirão, deve: a) Ser o presente recurso julgado totalmente improcedente, mantendo-se integralmente a sentença recorrida, com todas as consequências legais.

O Digno Magistrado do Ministério Público junto deste Tribunal, notificado nos termos e para os efeitos do disposto nos artigos 146º e 147º do CPTA, emitiu parecer no sentido da improcedência do recurso interposto pelo recorrente.

O parecer foi notificado às partes, que nada disseram.

Sem vistos, em face da natureza urgente dos autos, mas com envio prévio do projeto de acórdão aos Juízes Desembargadores Adjuntos, vem o processo submetido à Conferência para julgamento.

Objeto do recurso
Considerando o disposto nos arts 635º, nº 4 e 639º, nº 1 do CPC ex vi art 140º, nº 3 do CPTA, nos termos dos quais as questões submetidas a recurso são delimitadas pelas conclusões de recurso, verificamos que cumpre saber se a decisão recorrida enferma de erro de julgamento de direito.
Nas conclusões II e III do recurso o recorrente considera matéria de facto – as fichas de avaliação de 2017-2021 do polícia M/142468 foram elaboradas e existem em suporte eletrónico – que não consta do probatório e o julgamento da matéria de facto não vem impugnado no recurso. É verdade que no art 14º da petição inicial foi alegado que as informações pretendidas estavam digitalizadas, no entanto, nos arts 15 e 16 da resposta, a entidade requerida contra-alegou que os documentos solicitados não se encontravam digitalizados, existindo apenas em suporte físico. Assim, a sua disponibilização por via eletrónica implicaria necessariamente a sua prévia digitalização. A sentença recorrida fixou nos factos provados o teor da resposta da entidade requerida/ recorrida e o recorrente conformou-se com esta decisão que não vem impugnada no recurso (art 640º do CPC ex vi art 140º, nº 3 do CPTA), pelo que a questão a decidir limita-se ao conhecimento do alegado erro de julgamento de direito.

Fundamentação
De facto
Na sentença recorrida foram dados como provados os factos seguintes:

1. «Em 20 de outubro de 2025, o requerente remeteu carta registada com aviso de receção, dirigida à entidade requerida, na qual solicita «o acesso e a consulta gratuita eletrónica da seguinte documentação: 1. Fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468 nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021», mais indicando que «A referida documentação/processo que se requer consultar, é suscetível de conter dados de informação e/ou documentos nominativos, na aceção do regime jurídico de proteção das pessoas singulares, no que respeita ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, pelo que junto se remete em anexo autorização escrita do titular desses mesmos dados, no qual o mesmo concede autorização a este Sindicado para a consulta.» [cf. documento 1, junto com o requerimento inicial];
2. Em anexo à carta referida no facto antecedente, o requerente remeteu autorização escrita de acesso a dados nominativos, assinada por D…, na qual este autoriza o acesso pelo requerente «a todo o tipo de dados e a todo o tipo de documentos nominativos, na aceção do regime jurídico de proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados» [cf. documento 1, junto com o requerimento inicial];
3. Em 6 de novembro de 2025, os serviços da Polícia de Segurança Pública remeteram mensagem de correio eletrónico, dirigido ao requerente, da qual consta, entre o mais, o seguinte: relativamente ao solicitado através do ofício em referência, e nos termos do estabelecido pelo art 15º da Lei nº 26/2026, de 22.8, que aprova o Regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, também denominada de LADA (Lei de Acesso aos Documentos Administrativos), encarrega-me o Exmo Sr Diretor Nacional, Superintendente-chefe L…, de informar V Exa que no caso terá acesso à informação requerida, sendo que para tal deverá proceder ao pagamento das taxas devidas pelo processo de digitalização das fichas de avaliação de desempenho do Polícia M/142468, D…, nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021, que se encontrava somente disponível em formato físico, no valor de €: 20,00, aguardando-se pela confirmação da manutenção do interesse em aceder à documentação solicitada, nos termos indicados [cf. documento 2, junto com o requerimento inicial];
4. Em 19 de março de 2026, deu entrada, junto deste Tribunal, a petição inicial que deu início à presente ação [cf. formulário eletrónico de submissão do requerimento inicial].


De direito
Erro de julgamento de direito.
O Sindicato Independente Livre da Polícia – SILP, ora recorrente, requereu à Polícia de Segurança Pública (PSP) o acesso e a consulta eletrónica gratuita das fichas de avaliação de desempenho do polícia nº M/142468, dos anos 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021.
A entidade requerida respondeu facultar-lhe o acesso, mediante o pagamento das taxas devidas pelo processo de digitalização, das fichas de avaliação de desempenho solicitadas que se encontram somente disponíveis em formato físico, no valor de 20,00 euros.
O Sindicato Independente Livre da Polícia requereu a presente intimação para a prestação de informações e passagem de certidões contra o Ministério da Administração Interna, pedindo a intimação da requerida a conceder o acesso e a consulta gratuita eletrónica às fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468 nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021.
A sentença recorrida julgou a ação improcedente e absolveu a entidade requerida do pedido, entendendo, em síntese, que, por os documentos administrativos que o recorrente pretende consultar se encontrarem em suporte físico, o pedido de informação enquadra-se no disposto no art 13º, nº 1, al b) da Lei nº 26/2016, de 22.8, na redação em vigor (dada pela Lei nº 68/2021, de 26.8) – LADA, sendo devido o pagamento da taxa pela digitalização dos documentos em causa, nos termos do art 14º, nº 1 da LADA. Mais decidindo que para efeitos de acesso à informação administrativa, releva a forma em que os documentos se encontram no arquivo da administração (em suporte digital ou em suporte físico), afigurando-se, neste âmbito, irrelevante que a legislação aplicável ao procedimento no âmbito do qual os referidos documentos foram reproduzidos, eventualmente imponha que os mesmos sejam criados eletronicamente.
O recorrente imputa erro de julgamento de direito à sentença recorrida ao interpretar os artigos 13º e 14º da LADA, ao afirmar que é “irrelevante” a obrigação de suporte eletrónico e tratar as fichas de avaliação do desempenho como se fossem apenas documentos em papel, ou utilizar um eventual incumprimento da PSP quanto à informatização, para agravar as restrições ao direito de acesso. Entende que as fichas de avaliação deveriam considerar-se documentos eletrónicos por força da Portaria n.º 9-A/2017, de 5.1; o pedido formulado corresponde à mera consulta eletrónica gratuita; a PSP não poderia exigir o pagamento de encargos; a interpretação acolhida pelo Tribunal recorrido viola a LADA e o artigo 268º da Constituição.
Analisemos.
No caso dos autos – a pretensão de obter o acesso e a consulta gratuita eletrónica às fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468 nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021 – está em causa um pedido de informação não procedimental.
O direito à informação não procedimental é conferido a todas as pessoas, tendo natureza análoga aos direitos liberdades e garantias e só podendo estar sujeito às restrições expressamente previstas na Constituição e na lei (cfr art 268º, nº 2 da CRP e arts 5º, 6º, 7º, 13º, nº 6 da LADA.
Vigorando na matéria o princípio do arquivo aberto, consagrado no art 17º do CPA e 2º da LADA, o acesso à informação não procedimental engloba os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a existência e conteúdo dos documentos administrativos (cfr referidos arts 5º e 13º da LADA).
A LADA prevê, no artigo 13º, nº 1, três modalidades de exercício do direito de acesso, cabendo a escolha ao requerente: a) Consulta gratuita, eletrónica ou efetuada presencialmente nos serviços que os detêm (alínea a); b) Reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico (alínea b); c) Certidão (alínea c).
E o artigo 14º, nº 1, dispõe que o acesso através das modalidades de reprodução e certidão (alíneas b) e c)) se faz mediante pagamento de taxa, prevendo ainda, na alínea d), a gratuitidade da reprodução por meio eletrónico (envio por correio eletrónico).
Uma leitura conjugada das normas do artigo 13º com as do artigo 14º da LADA permite concluir que o acesso a documentos administrativos por meio de consulta é gratuito (art 13º, nº 1, al a) e art 14º, nº 1 a contrario da LADA), já o acesso por reprodução e certidão geram encargos a suportar pelo requerente (art 13º, nº 1, als b) e c) e art 14º, nº 1, als a) a c) da LADA). Apenas a reprodução realizada por meio eletrónico, designadamente o envio por correio eletrónico, não fica sujeita a pagamento de qualquer taxa.
A questão posta reside em saber se pode haver consulta eletrónica gratuita de documentos em papel. Isto porque, nesta situação, a consulta eletrónica depende da prévia digitalização dos documentos administrativos em formato físico, pelos serviços da Administração e a digitalização implica uma “reprodução” que gera encargos.
É ponto assente no processo que o recorrente, como lhe permite o art 13º, nº 1 da LADA, tomou por opção requerer – e a sentença recorrida reconhece – a consulta eletrónica gratuita, nos termos do art 13º, nº 1, al a) da LADA.
Dito de outro modo, o recorrente não pediu a reprodução ou certidão das fichas de avaliação de desempenho do Polícia M/142468, D…, nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021, prevista no art 13º, nº 1, als b) e c) da LADA, que, por regra, gera encargos de reprodução (cfr art 14º, nº 1, als a) a c) da LADA).
E reafirma no recurso assistir-lhe o direito à consulta eletrónica gratuita, porque a Portaria nº 9-A/2017, de 5.1, que aprovou o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho do pessoal com funções policiais da Polícia de Segurança Pública, estabeleceu um sistema integrado, informatizado, de avaliação do desempenho, pelo que as fichas de avaliação deveriam considerar-se documentos eletrónicos.
O que decorre do art 7º da Portaria é que o processo de avaliação do desempenho é, em regra, desmaterializado e a avaliação do desempenho é efetuada em suporte eletrónico, através do preenchimento dos formulários eletrónicos existentes no portal do SIAD/PSP, de utilização obrigatória (nº 1 e nº 2).
Mas deste regime jurídico não se retira, ex lege, que os documentos que o recorrente pretende consultar sejam documentos eletrónicos, suscetíveis de consulta gratuita por mera visualização em formato eletrónico, enquadrando-se no art 13º, nº 1, al a) da LADA.
Já a controvérsia, alegada nos articulados, sobre se as fichas de avaliação de 2017-2021 do polícia M/142468 existem em suporte eletrónico, como defendeu o requerente, ou em suporte físico, como comunicou a entidade requerida, quedou-se pelo teor da resposta da entidade requerida/ recorrida, de que o acesso à informação requerida se encontrava somente disponível em formato físico e, por isso, deverá proceder ao pagamento das taxas devidas pelo processo de digitalização das fichas de avaliação de desempenho do Polícia M/142468, D…, nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021, no valor de €: 20,00, sem que o recorrente tenha impugnado o julgamento da matéria de facto.
Pelo que, resulta dos autos, os documentos que o recorrente pretende consultar encontram-se em suporte físico, e não como alega, mas não prova, em suporte digital, por essa razão carecem de ser digitalizados para depois poderem ser consultados eletronicamente.
O custo da digitalização ficou provado ser no valor de €: 20,00 (facto provado nº 3).
Nestas circunstâncias de facto provadas, tendo a entidade requerida informado que os documentos administrativos pretendidos não (pré)existem em formato digital, fica afastado o acesso por consulta eletrónica gratuita?
A Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos - CADA, na queixa que lhe foi apresentada pelo ora recorrente, que deu origem ao Processo nº 1644/2025, entendeu, como havia já decidido em outro parecer nº 2/2026 (emitido no âmbito dos processos nº 1291/2025, 1305/2025, 1328/2025, 1340/2025, 1456/2025, 1457/2025 e 1458/2025, dos quais também foram partes o SILP e a PSP (respetivamente, queixosa e requerida), nomeadamente:
7. Sobre a distinção entre consulta e reprodução eletrónicas disse-se no Parecer n.º 287/2021, «16. (...) esta consulta eletrónica é a que utiliza, por exemplo, um ecrã de computador. / 17. Diferente é a digitalização de cópias, que já não cabe na consulta, mas, sim, na reprodução, conforme dispõe a alínea b) do n.º 1 do artigo 13º da LADA: "Reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico.". / 18. Note-se que a digitalização não é necessariamente gratuita, ao contrário da consulta, que é sempre gratuita. Se as cópias não estiveram já informatizadas, é devido um custo, previsto no artigo 14º, nº 1, alínea a), da LADA. / 19. O envio pelo correio eletrónico, esse, sim, é gratuito nos termos do artigo 14.º, n.° 1, alínea d).».
8. No caso importaria, pois, que clarificar a forma de acesso efetivamente pretendida pela requerente, de entre as enunciadas no artigo 13.º, n.º 1, alínea a), da LADA, pois que as mesmas diferem quanto à exigibilidade de encargos.
9. Tendo presente que, nos casos em que a entidade requerida tenha informado que o documento não (pré)existe em formato digital, fica afastado o acesso por consulta eletrónica (gratuita).
10. Como se viu, as demais formas de acesso - reprodução e emissão de certidão - estão sujeitas aos encargos previstos no artigo 14.º, n.º 1, da LADA.
11. Sobre os custos do acesso através de reprodução eletrónica disse-se no parecer nº 243/2025: «2. A doutrina da CADA sobre a matéria é a que se encontra sintetizada no Parecer nº 87/2021 (...), e com referência a múltiplos outros: "O acesso gratuito através da digitalização, não se verifica em todas as circunstâncias, designadamente quando os documentos não se encontram já digitalizados. Assim, pelos documentos que (já) estão informatizados (em que já foi feita a conversão para digitalização) e que são enviados por correio eletrónico ao requerente, não é devida qualquer taxa. É que não se pode imputar ao requerente encargos e custos que a Administração não tem com a digitalização para satisfazer o seu pedido. Outra situação é o documento não estar em formato digital, isto é, para que o documento se assuma como reprodução eletrónica, tenha que se proceder à sua digitalização. Pode-se considerar que, nesses casos, a cópia digitalizada tem encargos e custos que a lei manda contabilizar, nos termos do disposto no artigo 14º, nº 1, alínea a) da LADA. Assim, importa ler o preceito em conjunto, com o artigo 13º, nº 1, alínea b), nº 4, e artigo 14º, nº 1, alíneas a) e d). Prontamente se dirá que se fosse intenção do legislador que toda a digitalização fosse gratuita não a incluía, certamente, no art 14º, nº 1, alínea a)".
12. Esta doutrina é aplicável ao caso.
13. Assim, se o documento não se encontrava previamente digitalizado, podem ser cobrados pela entidade requerida os custos inerentes à sua digitalização, através da aplicação de taxas, aprovadas nos termos previstos no artigo 14º, nº 1 e 2 da LADA. De contrário, nenhum custo é devido pelo simples envio de documento digitalizado preexistente.
15. Nos casos em apreciação, a entidade requerida disponibiliza o acesso à documentação através da reprodução e posterior envio por correio eletrónico, mediante o pagamento das taxas previstas na tabela anexa à Portaria 1334-C/2010, de 31 de dezembro [negrito e sublinhado nosso].
Esta doutrina foi acolhida pela sentença recorrida.
A questão em litígio já foi conhecida e decidida por este Tribunal Central Administrativo Sul, em acórdãos proferidos no processo nº 49610/25.0BELS, de 8.1.2026 (relatado pela 2ª Adjunta do nosso processo e assinado pela aqui relatora (ali 1ª Adjunta)) e no processo nº 67518/25.8BELSB.CS1, de 2.7.2026 (relatado pela 1ª Adjunta do nosso processo e assinado pela aqui 2ª Adjunta), em termos coincidentes, com os quais concordamos, e que passamos a reproduzir:
A problemática situa-se na gratuidade, ou não, do acesso e consulta eletrónica requeridas, posto que os documentos se encontrarão em suporte físico (ponto 3. dos factos provados) e se mostra necessária a sua digitalização ou conversão em formato eletrónico.
(…).
Ora, como dissemos, a consulta eletrónica não se confunde com a reprodução eletrónica, que são realidades distintas e com diverso tratamento, respetivamente, no artigo 13.º, n.º 1, a), e 13.º, n.º 1, b), da LADA.
A primeira (consulta eletrónica) é sempre gratuita, por tal resultar da al. a) do n.º 1 do artigo 13.º da LADA e da sua exclusão do disposto no artigo 14.º, n.º 1 que regula os “encargos da reprodução”.
E in casu à gratuitidade da consulta, no caso eletrónica, não obsta a circunstância de os documentos não se encontrarem em formato eletrónico, mas sim em suporte (apenas) físico, envolvendo, portanto, uma tarefa de digitalização como forma de possibilitar essa consulta eletrónica.
Com efeito, como dissemos, além do n.º 1 do artigo 14.º da LADA, incluindo a sua alínea a), de forma expressa limitar o seu campo de aplicação às modalidades de acesso traduzidas na reprodução ou certidão, o artigo 13.º n.º 1 al. a) refere, literalmente, a “consulta gratuita”.
Acresce que, como resulta do n.º 1 do artigo 13.º da LADA cabe ao requerente, a escolha da forma de acesso. Esse acesso deve ser temperado pelo princípio da proporcionalidade (artigo 2.º, n.º 1, da LADA), prevendo-se no artigo 13.º, n.º 6 do mesmo diploma que “[a] entidade requerida não tem o dever de criar ou adaptar documentos para satisfazer o pedido, nem a obrigação de fornecer extratos de documentos, caso isso, envolva um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos.”
Ademais no n.º 3 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril, relativo a medidas de modernização administrativa, estabelece-se entre os direitos dos utentes dos serviços públicos que “[a] consulta, nos termos da lei, do processo administrativo e da informação sobre o seu andamento, deve, sempre que possível, ser assegurada aos interessados de forma digital”.
Da conjugação de tais normativos decorre que tendo o requerente optado pela consulta eletrónica e impondo a lei que a consulta deve, sempre que possível, ser assegurada eletronicamente, só assim não será quando “tal envolva um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos”.
Ou seja, encontrando-se os documentos em suporte físico, a entidade sobre a qual recai o dever de prestar a informação, possibilitando a consulta – a qual reitera-se é, em qualquer das suas formas, gratuita -, só estará dispensada de o garantir eletronicamente, se a consulta assim lhe tiver sido requerida, quando a digitalização dos documentos “envolva um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos”.
Assim, a consulta é sempre gratuita, incluindo quando, tendo sido requerida eletronicamente, envolva a necessidade de conversão dos documentos para a forma digital (eletrónica), não encontrando qualquer suporte interpretativo a tese do Recorrente [Ministério da Administração Interna] de que, para tal efeito, exigindo essa consulta uma tarefa de digitalização, se apliquem os normativos que regem os encargos da reprodução, que configuram distinta modalidade de acesso.
Refira-se que na hipótese de, encontrando-se os documentos em suporte físico, mas vindo requerida a consulta eletrónica, o que poderá suceder é que, demonstrando a entidade sobre que recai o dever de prestar a informação que a sua conversão para um formato digital envolve “um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos”, não lhe recaia o dever de possibilitar essa consulta eletrónica, mas sim apenas a consulta presencial (gratuita) ou o acesso através de outra modalidade, a qual poderá estar sujeita a encargos.
Mas no caso dos autos tal alegação, ou prova, não foi feita. (…).
O que a lei não prevê é que, com vista a cumprir o seu dever de, sempre que possível, garantir a consulta eletrónica, a entidade faça recair sobre o requerente do acesso a sujeição ao pagamento de encargos pela tarefa de digitalização e que apenas se encontram previstos para as distintas modalidades de acesso, reprodução e certidão.
Como dissemos, (…) a modalidade de acesso escolhida é a consulta gratuita, de forma eletrónica, para a qual “a entidade requerida pode limitar-se a indicar a exata localização, na Internet, do documento requerido, salvo se o requerente demonstrar a impossibilidade de utilização dessa forma de acesso” (artigo 13.º, n.º 5 da LADA).
Essa consulta, reiteramos, é sempre gratuita, ainda que demande, quando solicitada eletronicamente, a conversão dos documentos para um formato digital.
Como vimos, no caso em apreço, o requerente/recorrente dirigiu ao requerido/recorrido pedido de acesso por consulta eletrónica gratuita das fichas de avaliação de desempenho do Polícia M/142468, D…, nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021.
Nos termos expostos, a circunstância das fichas de avaliação de desempenho do Polícia M/142468, D…, nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021, cuja consulta eletrónica gratuita é pretendida, se encontrarem em suporte físico não constitui fundamento para, desde logo, recusar o seu acesso por meio de consulta.
Saber se a consulta gratuita é, ainda assim, possível depende de a entidade requerida proceder à sua digitalização prévia sem invocar que não tem o dever de criar ou adaptar documentos para satisfazer o pedido por isso envolver um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos (art 13º, nº 6 da LADA).
Ora, na situação concreta, a entidade requerida não demonstrou que a consulta pretendida envolve um esforço desproporcionado que ultrapassa a simples manipulação dos documentos em causa, nomeadamente para justificar que o acesso só será possível através de reprodução, nos termos do artigo 14º, nº 1, al a) da LADA, e isso implica suportar os custos decorrentes da necessidade de reprodução dos documentos.
Assim sendo, não tendo o recorrido invocado motivo legalmente aceitável para recusar a forma de acesso requerida pelo recorrente – a consulta eletrónica gratuita das fichas de avaliação de desempenho – o tribunal recorrido incorreu em erro de direito ao interpretar os arts 13º e 14º da LADA, não podendo a decisão de improcedência manter-se. Pelo que é revogada, indo a entidade recorrida intimada a, no prazo de 10 dias, prestar as informações solicitadas no requerimento de 20.10.2025, concedendo o acesso e a consulta gratuita eletrónica às fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468 nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021.

Decisão
Nestes termos, acordam em Conferência os juízes da Subsecção Comum da Secção de Contencioso Administrativo deste Tribunal em conceder provimento ao recurso, revogar a sentença recorrida e, em consequência, intimar a entidade recorrida a, no prazo de 10 dias, prestar as informações solicitadas pelo recorrente no requerimento de 20.10.2025, concedendo-lhe o acesso e a consulta gratuita eletrónica às fichas de avaliação de desempenho do polícia M/142468 nos anos de 2017, 2018, 2019, 2020 e 2021.

Custas pela entidade recorrida.
Notifique.
*
Lisboa, 2026-10-29,
(Alda Nunes)
(Lina Costa)
(Mara de Magalhães Silveira).